Argenta Consult - Consultancy voor uw organisatie, directie, uw team of uzelf

21 november Communikader deel 1


Het communikader in de schijnwerpers.

Ben jij die ondernemer die in jouw eigen kelder of op je zolderkamer is begonnen als zelfstandig professional? Ben je gegroeid naar een bedrijf met een of meer partners en/of medewerkers?

Mopper je nu regelmatig dat jouw mensen minder voor de klant gaan, dan jij zou willen? Ben je zelf te druk met ophalen van de steken die zij laten vallen? Wil je dat ze zich beter houden aan de afspraken die met de klant en onderling zijn gemaakt?

Heb je daar ooit al iets van op papier gezet en dat zodanig gecommuniceerd, dat iedereen op dezelfde manier begrijpt wat jij van hen verwacht? En wat ze van jou mogen verwachten? Of ben je daar nog niet aan toegekomen? Blijven jullie brandjes blussen en om elkaar heen draaien?

Wat is een communikader?

Een communikader is een document voor bedrijven met 2 tot 10 medewerkers. Het bevat de belangrijkste regels en afspraken over de onderlinge samenwerking en communicatie. Je kunt het zien als het wegennet: hoe logischer en concreter het is, hoe effectiever en soepeler alle transacties verlopen. Intern en extern. Elke dag weer.

Een communikader vergroot de voorspelbaarheid voor je medewerkers over het gedrag wat van hen wordt verwacht èn wat ze van de directie mogen verwachten. Het past op één A4. Het is besproken. Iedereen heeft het binnen handbereik.

Wat is er nodig zodat het functioneert?

Een werkbaar communikader vermeldt heel duidelijk wat er moet, hoe dat moet en wat de consequenties zijn als er de hand mee wordt gelicht. Het weerspiegelt allereerst de visie van de directie op klantgericht, succesvol en met onderling respect ondernemen. Maar daar blijft het niet bij. Ook wat de medewerkers nodig hebben en nodig vinden om samen succesvol te zijn, komt er in. Zodra meningen botsen, wordt met elkaar gezocht naar een afspraak die voor iedereen acceptabel is. Waarbij belangrijk is te melden, dat de directie het laatste woord heeft!

Om het kader onder de aandacht te houden, wordt het in overleggen en bij functioneringsgesprekken actief als leidraad gebruikt.

Het mag niet zó zijn dichtgetimmerd, dat het mensen benauwt. En realiseer je, dat niet alles wat er gebeurt tussen mensen in afspraken gevat kan worden. Een succesvol communikader laat ruimte voor creativiteit en voor de eigenheid van mensen. Maar het ondervangt vrijblijvendheid en willekeur.

Zonder de illusie te hebben, compleet te zijn stip ik hier als laatste succesfactor aan, dat het een levend document is, dat meegroeit met de veranderingen in het bedrijf. Het wordt steeds opnieuw getoetst op de gewenste resultaten en de aansluiting bij de klant. Ene Robert Quinn heeft een boek geschreven dat heet: “bouw de brug door eroverheen te lopen.” Ik volsta hier met die titel als afsluiter van deel 1 over het belang van het communikader.

NB. Je kunt ervoor kiezen om niet jouw maar mijn tijd te besteden aan het maken en implementeren van jouw communikader. Zie bijgaand document

Margriet november 2015